مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان، به معنی اختصاص زمان خود به طور موثر به کار های مناسب است. اگر مدیریت زمان موثری داشته باشید، به شما اجازه می‌دهد تا بر اساس اولویت‌های خود، در فاصله‌های زمانی خاصی به انجام فعالیت‌های خاص بپردازید. یا به نوعی میتوان گفت، مدیریت زمان همان استفاده بهینه از تایم محدود به بهترین شکل است. زیرا همیشه زمان محدود است.
در مدیریت زمان کار ها را بر اساس اهمیت دسته بندی میکنید. با توجه به اهمیت هر کدام زمانی را برای انجام آن در نظر میگیرید. و سپس برای انجام هر کدام ترتیب قائل می شوید.
مدیریت زمان هم در زندگی و هم در کار های اداری و سازمانی موثر است.
راه های مدیریت زمان
برای مدیریت زمان کاربردی باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
1. برنامه‌ریزی مؤثر
قبل از هر کاری باید یک برنامه ریزی کاربردی داشته باشیم. برای این کار باید ابتدا لیستی از کار های خود خود و اهمیت انجام آنها تهیه کنید.
لیست برنامه ها باید شامل تمام کارهایی که لازم است در طول روز انجام شود؛ باشد.این لیست را به همراه زمان مورد نیاز برای انجام هر کار را یادداشت نمایید. در این برنامه ابتدا باید کارهایی را که در اولویت هستند انجام دهید.با سپری کردن هر مرحله باید وظایف و کارهای بلاتکلیف خود را دسته بندی و کامل نمایید. در هر مرحله تنها به انجام یک کار بپردازید. تا زمانی که یک کار را به طور کامل تمام نکرده اید؛ به سراغ وظیفه دیگری نروید. پس از پایان هر کار آن را با یک تیک علامت گذاری کنید. و از پایان یافتن آن در زمان مقرر اطمینان حاصل نمایید.
۲. تعیین اهداف
اگر در زندگی و یا شغل خود هدفی را دنبال نکنید؛ مانند یک کشتی گمشده در اقیانوسی پهناور سرگشته خواهید بود. سعی کنید اهداف خود را دست یافتنی و مناسب انتخاب کنید تا در هر مرحله خسته و ناامید نشوید.
۳. تعیین زمان
سعی کنید برای انجام کارهای خود زمان تعیین کنید. برای اتمام کارها در این زمان تعیین شده تمام تلاشتان را انجام دهید.
خودتان مالکیت کار خود را برعهده داشته باشید. زیرا شما میتوانید با توجه به توانایی های خود یک زمان پایان منتقی برای هر کار در نظر بگیرید. در این راستا میتوانید با کمک گرفتن از سوالاتی مانند زمان لازم برای این کار چقدر است؟ زمان بندی را دقیق تر انتخاب کنید
۴. تفویض مسئولیت‌ها
سعی کنید مهارت نه گفتن به خود و دیگران را بیاموزید. برای هر کار لازم نیست به خودتان تکیه کنید. اراد زیادی هستند که از مهارت های دیگر و یا بیشتری نسبت به شما در برخی زمینه ها برخوردارند. و مسئولیت ها باید طبق توانایی ها و علایق هر فرد به آ« اختصاص داشته شود.
اگر مسئولیتی را به کسی واگذار کردید سعی کنید تا از توانایی های او آگاهی داشته باشید . زیرا در این مورد در اختصاص زمان به فرد مسئول بسیار مهم است.
۵. اولویت‌بندی کارها
برای مدیریت کار ها و زمان باید از اهمیت و ضرورت هر وظیف، آگاه باشیم. تفاوت بین کار های مهم و فوری را بدانیم. و در نهایت مشخص اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تنظیم کنیم.
۶. صرف زمان مناسب برای فعالیت درست
سعی کنید تا مهارت انجام کارهای درست، در زمان مناسب را بیاموزید. کارهایی با زمان بندی اشتباه باعث اتلاف وقت میشوند. و هیچ کاربردی ندارند. سعی کنید برای تمام فعالیت های خود از کوچک ترین کارها و تفریحات تا مشغله های روزمره و مهم خود زمان تعیین کنید.
روزانه چقدر زمان هدر می‌دهیم؟
همه ی ما تا به حال بارها جمله ی “وقت طلاست” را شنیده ایم. اما تا به حال با اعداد و ارقام به محاسبه ی آن پرداخته ایم؟
همیشه اعداد و ارقام نتایج جالب و مفیدی را در اختیار ما میگذارند. برای بررسی زمان روزانه خود، سعی کنید هر فعالیت را با میزان زمانی را که صرف انجام آن کرده اید، یادداشت نمایید. تا متوجه شوید چقدر از زمان خود را بیهوده هدر داده اید.
اگر در محیط و زمان کار خود دچار حواس پرتی شوید. شما تنها زمان خود را از دست نداده اید. بلکه باعث برهم خوردن نظم ذهنی و آرامش خود شده اید. که این کار باعث میشود تا شما چندین برابر وقت و انرژی صرف کنید تا ذهن شما به حالت آماده قبلی برگردد.
این مورد تنها باعث کاهش بهره وری نمیگردد. بلکه باعث شده است تا با از دست رفتن تمرکز، دچار افزایش استرس، خلق و خوی نامناسب نیز میشود.
ما استثنا نیستیم!
باور کنید شما هم مانند سایر انسان ها اگر چند کار را همزمان با یکدیگر انجام دهید؛ دچار اختلال در تمرکز و حواس پرتی میشوید.
به همین دلیل ما پیشنهاد میکنیم هر کار را در زمان تعیین شده خود انجام دهید. و در هر مرحله به انجام یک کار بپردازیم.
چرا باید به مدیریت زمان اهمیت بدهیم؟
علت اهمیت زمان بندی در کارها، ایجاد تعادل در کار و زندگی است. تا تمام وظایف خود را در زمان مقرر و به بهترین شکل انجام دهیم به طوری که به هیچ کدام خللی وارد نشود.
دیدگاهتان را بنویسید